¿Qué es el PMS de un hotel y cómo implementarlo?

El sector hotelero es, probablemente, uno de los más complejos a nivel de gestión. Clientes que entran y salen, habitaciones que se llenan y vacían en el mismo día, y proveedores de todo tipo de útiles llegando con mercancía. Ese es el día a día de un hotel.

Por eso, sin un sistema de gestión adecuado el día a día de un negocio con estas características puede convertirse en un auténtico suplicio. Pero, ¿sabes exactamente qué es el PMS de hotel? Hoy te lo contamos y te explicamos cómo implementarlo en tu negocio. 

Qué es el PMS de un hotel

PMS son las siglas en inglés de Property Management System, y es lo que en español conocemos como un sistema de gestión hotelera. Es decir, el PMS de un hotel es un software que permite organizar, administrar y programar todas las secciones que forman parte de este tipo de negocios. 

Esta herramienta es fundamental para conseguir que un hotel funcione correctamente, y que todas las áreas del mismo estén coordinadas. 

De esta forma, el PMS controla la estancia de cada huésped, desde su entrada hasta su salida, facilitando a los servicios de habitaciones, limpieza, recepción y, en caso de que la hubiera, cocina. 

Para qué sirve el PMS de un hotel

Aunque las funciones de los software PMS de un hotel pueden variar entre uno y otro, todos tienen algunos puntos en común. Algunos usos básicos de estos sistemas son: 

• ☑️Reservas: el PMS gestiona todas las reservas del establecimiento, algo fundamental en el sector hotelero. Este tipo de sistema debería permitir administrar todo tipo de reservas, desde aquellas realizadas con mucha antelación hasta las llegadas inesperadas de huéspedes al hotel. 
• ☑️Estado de las habitaciones: otro de los puntos que el PMS debe controlar es el estado en el que se encuentra cada una de las habitaciones del establecimiento: si están limpias, ocupadas, libres o pendientes de limpieza. 
• ☑️Datos de los clientes: este sistema también puede aportar datos muy relevantes para el marketing y la publicidad del hotel, ya que registra todos los datos de la estancia de cada uno de los clientes. Esto te permitirá crear promociones u ofertas especializadas y enfocadas a tu público particular. 
• ☑️Operaciones: además, el PMS ayuda a gestionar todas las operaciones financieras, así como el control de las cuentas pendientes o las fichas de los clientes que pueden garantizar un cobro más seguro.
• ☑️Hospitality: el PMS también puede administrar los servicios hospitality como el minibar, el servicio de televisión o el uso de la red WiFi. 

Cómo implementar el PMS de un hotel

Para implementar un PMS de hotel en tu negocio, primero deberás elegir el sistema que mejor se adecue a tus necesidades. 

Algunos de los más populares son Acigrup, Cloudbeds o GroupHotel, pero hay cientos de ellos. Tendrás que comparar precios, funciones y servicios para determinar cuál de todos se aproxima más a lo que necesitas. 

Una vez elegido, la empresa encargada del PMS te deberá indicar cómo integrar su producto en tu negocio. Es probable que necesites un equipo técnico profesional que te ayude en este proceso. 

Además, claro está, necesitarás una pasarela de pagos que sea compatible con tu sistema de gestión y tu sistema de reservas. Y es aquí donde PAYCOMET puede ayudarte. 

Sabemos que gestionar un hotel no es sencillo, y por eso hemos diseñado una pasarela de pago a medida de negocios como el tuyo. Proxy Reservas Hotel, de PAYCOMET, es compatible con los principales sistemas de reserva, incluido Booking, Expedia o Amadeus, entre otros muchos. 

Además, nuestras soluciones de pago te permitirán implementar cobros seguros en un solo clic, suscripciones para tus servicios especiales y preautorizaciones para las reservas. 

Ventajas de un PMS para un hotel 

Aunque no es obligatorio, contar un PMS para la gestión de un hotel puede ser muy ventajoso. Entre sus principales beneficios, encontramos los siguientes: 

• ☑️Menos errores: los humanos nos equivocamos, y hasta el contable más infalible o el administrativo más eficaz, alguna que otra vez cometerá un error. Por eso, al automatizar todos estos procesos de administración un sistema PMS de hotel te ahorrarás muchos dolores de cabeza. 
• ☑️Optimización de la toma de decisiones: los datos aportados por el PMS permitirá que la toma de decisiones sea más sencilla y acertada, al coordinar todas las áreas del hotel en un único punto clave. 
• ☑️Satisfacción de los clientes: a todos nos gusta el orden y las cosas bien hechas, por eso, al implementar un PMS en tu hotel conseguirás aumentar el grado de satisfacción de tus clientes. 
• ☑️Servicios: la prestación de servicios también se verá optimizada gracias al PMS, ya que permitirá a los clientes acceder a los mismos con mayor facilidad y orden. 
• ☑️Reducción de costes: un PMS es un sistema rápido, que agiliza la gestión de un hotel y que, por tanto, reduce los costes de su administración a la larga. 

Preguntas frecuentes sobre el PMS para un hotel 

¿Cuáles son los PMS más importantes del sector hotelero?

Hay muchos PMS importantes en el sector hotelero, pero algunos de los más relevantes son: 

• CTM Software.
• Opera.
• Sirvoy.
• ACI Hotel.
• Acigrup.
• Cloudbeds .
• Tesipro.
• GroupHotel.
• Easy-rez.

¿Cómo es el proceso de check in con un PMS?

Si tienes un sistema PMS y un escáner físico, al recibir a un huésped solo necesitarás escanear su documento de identidad o pasaporte para que toda la información del check in se cargue automáticamente en el sistema.