Cómo montar un call center: Qué necesitas y precio

¿Te imaginas poder gestionar todas las ventas de tu negocio a través de una sencilla llamada telefónica? Aunque creas que es imposible, puedes aprender cómo montar un Call Center en pocos minutos. 

En este artículo te contaremos todo lo necesario para conseguirlo, además de analizar cuánto cuesta montar un call center y cuáles son los elementos que precisas para conseguirlo. 

¿Qué es un call center? 

Por su definición, un call center es una central desde la cual un profesional puede realizar o recibir llamadas de distintos clientes. Las llamadas pueden ser B2P (desde el negocio a un cliente particular) o B2B (como en el caso de las empresas proveedoras de materias primas que utilizan otros negocios). 

Para entenderlo de forma más sencilla, se trata simplemente de un centro de llamadas salientes y entrantes.

Los call centers se han popularizado cada vez más, ya que gracias al uso de los teléfonos móviles es fácil captar nuevos clientes a través de este medio. También puede utilizarse como herramienta de comunicación y fidelización. 

Hay otros call centers que se especializan en la atención del cliente, y no están enfocados a las ventas, como puede ser el servicio de emergencias de un seguro de accidentes o el soporte técnico de un servicio online. 

¿Qué se necesita para montar un call center? 

Para montar un call center será necesario contar con una serie de elementos indispensables. Estos son: 

• ☑️Software: por supuesto, el primer paso es disponer de un software que nos permita ejecutar tu call center. Dependiendo del proveedor que elijas, tendrás unas funciones u otras. Por ejemplo, en PAYCOMET nos centramos en ofrecer un proceso rápido y seguro, por lo cual implementamos tecnología IVR para realizar los cobros. 
• ☑️Ordenadores: necesitarás ofrecer a tu equipo ordenadores y otros elementos indispensables, como auriculares y buen micrófono con el que realizar la llamada. 
• ☑️Personal: puedes ser tú mismo, tu familia, o contratar un equipo de comerciales profesionales. Elige la opción que mejor se adecúe a tu empresa y a tu presupuesto.
• ☑️Número virtual: necesitarás, además, un número virtual desde el cual realizar las llamadas a través del Software.  
• ☑️Números de teléfono: no puedes conseguirlos desde cualquier punto. Tendrás que pensar en una estrategia para que tus potenciales clientes te dejen su teléfono móvil y autoricen a que los llames para ofrecerles tus productos o servicios. Puedes hacerlo añadiendo una pestaña en tu página web donde el cliente pueda dejar su número. 

¿Cuánto cuesta montar un call center? 

En cuanto al precio total que cuesta montar un call center, hay varios factores que debes tener en cuenta antes de empezar a dar cifras. 

Por supuesto, es fundamental considerar que no tendrá el mismo coste el call center de una multinacional que el de un pequeño negocio familiar. 

Para hacerte una idea de lo que puede costar, estos son algunos de los aspectos a tener en cuenta: 

• ☑️Coste del Software: dependerá del tamaño del call center y de la empresa proveedora que elijas. 
• ☑️Número virtual: su precio puede variar dependiendo del país o la ciudad donde te encuentres, pero no suele superar el euro al mes. 
• ☑️Sueldo de los empleados: si has contratado empleados, deberás pagar su sueldo. Esto dependerá de las condiciones laborales que vayas a ofrece y del número de trabajadores que necesites. 
• ☑️Mantenimiento: los ordenadores, auriculares y micrófonos necesitarán un mantenimiento, y en ocasiones deberán ser repuestos por otros nuevos. 

Para montar el call center perfecto necesitas, en primer lugar, el software perfecto. Este debe garantizar la comodidad del cliente y el empleado que realiza la llamada, además de asegurar que los datos de pago nunca acabarán en manos de terceros. 

Consejos para montar un call center perfecto

Esta es la razón por la que en PAYCOMET utilizamos tecnología IVR para realizar los cobros con tarjeta. Con este software el trabajador sólo necesita pasar al cliente al IVR, y allí podrá teclear los datos de su tarjeta sin necesidad de dar esa información a ningún humano. 

En función del estado la llamada, y según las lógicas que tú mismo hayas configurado, el cliente será reconducido al agente o colgará. 

Además, el call center perfecto debe cumplir con la normativa PCI. PAYCOMET es una Entidad de Pago reconocida por el Banco de España, por lo que en este aspecto no tendrás ningún problema para realizar tus transacciones de forma segura y ahorrando en los costes de certificación PCI.

Preguntas frecuentes sobre cómo montar un call center

¿Es rentable poner un call center? 

Como en cualquier negocio, depende. Debes saber sacar partido a este método de comunicación, incentivando a tus clientes a dejar su número de teléfono y contratando a profesionales de las ventas que sepan conseguir un índice alto de éxito en sus llamadas.

¿Cómo gestionar un call center?

Para gestionar un call center necesitas tener en cuenta todos los aspectos mencionados anteriormente. 

Si has elegido un buen software, por lo general este se ocupará de gran parte del trabajo. Aún así, deberás gestionar a tu equipo (formaciones, salarios, inspecciones en el rendimiento, auditorias de calidad), tus recursos (mantenimiento de ordenadores y otros elementos) y a tus clientes (facturas, captación de clientes, etc.). 

¿Cómo conseguir clientes para un call center? 

Conseguir clientes para un call center puede llegar a ser algo complicado. Lo ideal es que tengas una página web atractiva, que consiga llamar la atención de tus posibles clientes y los inste a dejar su teléfono móvil autorizando la llamada posterior. 

Otros métodos populares son la captación por redes sociales (utilizando los anuncios de Facebook, por ejemplo) o por medio de una campaña de email marketing.